Tools

Projekterfolg lebt in erster Linie von dem Engagement der Projektbeteiligten. Mit den passenden Tools kann jedoch die Effizienz und die Qualität gesteigert werden.

„Bei den vielen Angeboten an unterschiedlich aufgebauten Programmen werden im Grunde jede Anforderung und jeder Wunsch abgedeckt. Welche Software für einen persönlich die beste oder schlicht die geeignetste für das geplante Projekt ist, hängt von den projektbedingten Anforderungen und den persönlichen Vorlieben ab. Die Prämisse „je mehr Tools, desto besser“ trifft auf Projektmanagement-Anwendungen nicht zu. Zu viele überflüssige Funktionen verwirren die Nutzer eher und behindern ihre Arbeit. Ein Programm mit zu wenig Tools dagegen verursacht zusätzliche Mühe, was zur Verzögerung der Projekte führt. Zum Beispiel zeichnet sich die Software von Microsoft Project durch ihre Leistungsfähigkeit und Funktionalität aus, allerdings ist sie für Kleinunternehmer vergleichsweise komplex und zu umfangreich. Für kleinere Betriebe erscheint das Produkt von Wrike geeigneter. Die Anwendung Trello Gold besticht durch seine preisliche Attraktivität und ist leicht zu installieren.“ Das ergab eine Untersuchung von netzsieger.de 06/2016.

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft gewinnen Projektmanagement-Tools aus der Cloud an Bedeutung. Denn sie bieten Unternehmen jeder Größe und Branche einen einfachen Weg, ihre Projekte, Teams, Aufgaben, Termine und Dokumente professionell zu verwalten. In der Computerwoche (2016) wurde eine Marktübersicht von 21 Cloud Lösungen zusammengestellt.

Es muss nicht immer die Profi-Lösung sein. Kostenlose Projektmanagement-Software beziehungsweise kostenfreie Einsteigerversionen professioneller Lösungen eignen sich auch gut für die Verwaltung sehr einfacher Projekte. 2016 hat ein Projektteam an der Hochschule Augsburg im Masterstudiengang „Business Information Systems „Anforderungen an eine PM-Software für den Einsatz in studentischen Projekten ermittelt und einige ausgewählte getestet. Das Programm Wrike wurde zum Testsieger erklärt, gefolgt von Podio, Rational Plan, Bitrix24 und Clocking IT . Die Studie ist ab Herbst 2017 in“ Projektmanagement lehren“ im neuen Buch der Autorin nachzulesen.


Gemeinsame Datenhaltung

Wenn innerhalb der Hochschule keine gemeinsame Plattform zum Datenaustausch der Studierenden zur Verfügung steht, oder externe ebenfalls Zugriff auf die Daten der Projektgruppe benötigen, dann können Cloud-Lösungen weiter helfen. Kostenfrei und unter den Studierenden geläufig, sind hier beispielsweise : Dropbox, onedrive, google drive, teamdrive

Virtuelle Koordination

Termine lassen sich im Team über Doodle finden und eine gemeinsame elektronische Pinnwand läßt sich einfach und kostenfrei über Trello erstellen. Auch elektronische MindMaps eignen sich gut, um zusammenfassend Themen darzustellen: Freemind und Freeplane  sind hierfür Klassiker, aber es gibt auch Teamversionen für mobile Geräte wie Mindmeister und Wisemapping. Ein vergleichender Test von diesen und anderen Programmen ist bei t3n 2016 nachzulesen.

Virtuelle Kommunikation

Arbeitet das Team virtuell zusammen, so ist skype ein gebräuchlicher Standard unter Studierenden, ebenso wie sie sich über die sozialen Netzwerke austauschen und WhatsApp – Gruppen nutzen, um sich auf dem Laufenden zu halten. Mit Produkten von Teamviewer kann gemeinsam an verschiedensten Themenstellungen gearbeitet werden: Erlauben Sie jemandem sich mit Ihrem Gerät zu verbinden, ohne dass Sie Software installieren müssen. Treten Sie einfach und schnell einem TeamViewer Meeting bei. Es bedarf keiner Softwareinstallation. Treffen Sie sich mit bis zu 300 Teilnehmern gleichzeitig und genießen Sie die Flexibilität eines geteilten Bildschirms, Video, VoIP und Telefon.
Telefonkonferenzen lassen sich kostenfrei einrichten z.B. bei meetgreen , hier bedarf es keinen Vorlauf für die Einrichtung, funktioniert sofort und der Account kann jederzeit ohne Anmeldung einer Telefonkonferenz genutzt werden. Die Teilnehmer wählen dann nur die Nummer und geben einen Cod ein und los geht’s.